Email thật tuyệt vời!
Nghiêm túc mà nói, tôi thấy chán tận cổ với những quan điểm cho rằng email đã đến giai đoạn “chín muồi và sắp suy thoái”.
Tại sao? Vì email được phát minh cách đây hơn 30 năm ư? Nó tồn tại khá là lâu, vì thế nó hỏng hóc gì chăng? Tôi thì chả theo cái logic đó. Trên thực tế, một công nghệ trên 30 tuổi mà ngày nay được sử dụng nhiều hơn bao giờ hết thì càng chỉ ra rằng nó hữu ích đến nhường nào.
Một “vấn đề” phổ biến khác mà chúng ta thường nghe được, đó là chúng ta nhận quá nhiều email và không có cách nào để quản lý nó. Thiết nghĩ, tất cả mọi người đều thích gửi email nhưng chả ai lại thích nhận chúng. Mà tôi cũng chưa thấy một “email-killer” nào giải quyết cái gọi là “vấn đề” này. Dường như với tôi, nó giảm nhẹ xuống thành vài quyết định cá nhân như là khi nào thì check email và sẽ trả lời thư sau bao lâu. Điều này thì chúng ta là gọi là Quản lý thời gian.
Email đã chín muồi và sắp suy thoái ư? Tôi không nghĩ vậy đâu. Email hoạt động hoàn toàn tốt. À không. Mà phải là…
Email thật tuyệt vời!
Đây là lý do tại sao:
- Một email dài ngắn bao nhiêu là tùy bạn. Nếu có một câu hỏi nhanh? Chỉ cần gửi email ngắn 1 câu. Nếu cần giải thích một khía cạnh trong một câu chuyện? Hãy dành thời gian để soạn một email gồm nhiều đoạn, giải thích điểm của bạn sao cho rõ ràng nhất. Các cuộc họp, gọi điện thoại, tweet, SMS, hay IM không thể cung cấp thông tin linh hoạt như email được.
- Email là cách đáng tin cậy nhất để tiếp cận tôi. Nếu bạn gọi cho tôi mà dùng số điện thoại lạ, rất có thể tôi sẽ không nghe máy. Nếu bạn để lại cho tôi một tin nhắn trên Skype, tôi sẽ không đọc được nó cho đến lần đăng nhập gần nhất (mà tôi thì không vào thường xuyên). Tin nhắn facebook thì tôi đã không dùng trong nhiều tháng. Nếu bạn gửi email cho tôi, tôi sẽ kiểm tra gần như ngay lập tức. Tôi nghĩ rằng điều này là đúng đối với hầu hết mọi người.
- Tìm kiếm. Chúng ta có thể tìm lại những cuộc trao đổi cách đây nhiều năm (nếu không nói là nhiều thập kỷ) bằng cách gõ từ khóa. Điều này đã từng là phao cứu sinh cho tôi rất nhiều lần.
- Email là chất keo tích hợp các ứng dụng vào cuộc sống của chúng ta. Hầu như tất cả các ứng dụng xã hội đều gửi email cho chúng ta để cập nhật thông tin. Một số người thấy điều này gây phiền nhiễu (đó là lý do tại sao các ứng dụng lại có tuỳ chọn email) và một số người thì ra sức chê bai.
- Email marketing không hề chết. Nếu bạn nghĩ nó chết, thì bạn đang sai đấy!
- Các tùy chọn nâng cao như (folders, labels, canned responses, priority inbox, threaded conversations, attachment reminders). Email vẫn luôn liên tục được cải thiện và đổi mới.
Hãy đối mặt với thực tế! Không ai trong chúng ta có thể tưởng tượng cuộc sống sẽ ra sao nếu không có email.
Tôi không phủ nhận rằng việc đọc và xử lý email chiếm khá nhiều thời gian. Nó là một phần thiết yếu trong hoạt động kinh doanh lẫn trong đời sống cá nhân trong thế kỷ 21.
Dưới đây là một số cách tôi làm để email được quản lý tốt cho cuộc sống của mình:
- Ngừng nhận tin. Có một lý do mà mọi bản tin đều có nút Ngừng nhận tin ở phía dưới. Nếu bạn không muốn nhận email nữa, bạn hãy tự đưa mình ra khỏi danh sách.
- Tôi có 5 địa chỉ email khác nhau. Một email cá nhân (tôi chỉ cung cấp địa chỉ này cho bạn bè / gia đình) và các email khác là cho mỗi doanh nghiệp riêng biệt của tôi. Gmail cho phép chuyển đổi giữa nhiều tài khoản, điều mà tôi thấy rất hữu ích.
- Ưu tiên các tài khoản email. Trong số 5 tài khoản email của tôi, tôi chỉ kiểm tra 2 trong số đó (2 email kinh doanh chính) nhiều lần hàng ngày. Email cá nhân và các email kinh doanh khác thì mức độ ưu tiên thấp hơn, do đó, tôi chỉ kiểm tra một số ít lần mỗi tuần.
- “Show unread first”. Tôi không dùng tính năng “Mark as important” (đánh dấu thư quan trọng) trong Gmail. Nhưng tính năng “Show unread first” (hiện email chưa đọc lên đầu) thì rất phù hợp với tôi. Nó khiến cho việc đọc và lượt qua các email được nhanh hơn.
- Khi cần thiết, cắt thành các cuộc đối thoại nhỏ. Tôi đã từng cảm thấy không ổn nếu bỏ qua câu chào hỏi “Hi anh A” – một mở đầu hứng khởi cho mỗi email. Nhưng giờ tôi cũng thỏa hiệp dần với việc phản hồi nhanh mà mỗi email dài chỉ có vài từ. Có thêm câu “Sent from iPhone” ở cuối email khiến kết thúc dễ dàng hơn.
- Cuối tuần là của tôi, hoàn toàn của tôi! Vào ngày thứ bảy và chủ nhật, tôi chọn những email nào xứng đáng được quan tâm. Về cơ bản, nếu nó không liên quan đến cái gì tôi thích, tôi sẽ để đến thứ 2 mới trả lời. Chính sách của tôi là trả lời tất cả các email trong vòng 1 ngày làm việc. Cuối tuần thì tùy hứng.
Cứ thế… Email vẫn hoạt động tốt. Giờ thì hãy tìm “vấn đề” khác để xử lý thôi!
Email thật tuyệt vời!